その機能はアーカイブ設置可能機関管理システムと似ています。アーカイブ設置可能機関のアーカイブ管理が弱く、統一的なファイルセンター管理部門を設置して、電子ファイルと紙ファイルの統一アーカイブ保存、統一倉庫保管と受け渡しを行う機関へ適用します。本システムはアーカイブ設置可能機関の操作を簡単化し、倉庫を省き、現行ファイルを即時に収集することができます。
アーカイブ設置可能機関とファイルセンター部門は同じファイルセンター管理プラットフォームを使います。OAシステムは自動的にファイルセンターシステムへ保存でき、各アーカイブ設置可能機関はファイルセンターを利用して自分のファイルを管理でき、オンライン編集、整理、事前アーカイブ保存を実施できます。ファイルセンター部門の管理者はシステムで統一的に整理して、アーカイブ統一保管を実現し、期限が切れたアーカイブの電子ファイルと実体をアーカイブ館へ提出します。